La metodología Scrum es tendencia en la gestión de proyectos. Si trabajas en un sector en el que el nivel de incertidumbre es alto y tu trabajo ágil, quizás tengas que aplicar Scrum para gestionar tus proyectos.
El sector del desarrollo de software es el principal representante de este tipo de metodología ágil. Se trata de planificar tus proyectos en pequeños bloques o Sprints, e ir revisando y mejorando el anterior. Y es el propio término Scrum proviene del mundo del rugby. Te lo contamos a continuación.
Scrum es un método para trabajar en equipo a partir de iteraciones o Sprints. Así pues, Scrum es una metodología ágil, por lo que su objetivo será controlar y planificar proyectos con un gran volumen de cambios de última hora, en donde la incertidumbre sea elevada.
Se suele planificar por semanas. Al final de cada Sprint o iteración, se va revisando el trabajo validado de la anterior semana. En función de esto, se priorizan y planifican las actividades en las que invertiremos nuestros recursos en el siguiente Sprint.
La metodología Scrum se centra en ajustar sus resultados y responder a las exigencias reales y exactas del cliente. De ahí, que se vaya revisando cada entregable, ya que los requerimientos van variando a corto plazo. El tiempo mínimo para un Sprint es de una semana y el máximo es de cuatro semanas.
Entre las principales características de la metodología Scrum , desataca que es un desarrollo incremental en lugar de la clásica planificación del desarrollo completo de un producto o servicio. Los equipos Scrum se caracterizan por ser auto-organizados. Y se centra en el producto final, en la calidad del mismo.
Además, en la metodología Scrum se solapan diferentes fases de desarrollo, en lugar de llevar a cabo una planificación secuencial o de cascada.
El término Scrum (traducido del inglés como melé) fue acuñado y definido por Ikujiro Nonaka e Hirotaka Takeuchi en los años 80, cuando las principales empresa de desarrollo tecnológica empezaban a dominar el mercado y a definir conductas de trabajo. Ambos publicaron en 1986 en la Harvard Business Review este artículo “El nuevo nuevo juego para el desarrollo de productos”. Así abrieron una caja que durante los próximos años ha evolucionado y se ha extendido por muchos sectores, no sólo el tecnológico.
El avance de las formaciones de las melés en partidos de rugby, inspiró a Nonaka y Takeuchi para bautizar una nueva forma de trabajar que ya venía dándose en muchas empresas tecnológicas como Honda, Canon y Fuji-Xerox.
Nonaka y Takeuchi explican cómo esta metodología ágil se compara con la formación de melé del rugby de la siguiente forma:
«El enfoque de las ‘carrera de relevos’ para el desarrollo de productos entra en conflicto con el objetivo de obtener la máxima velocidad y flexibilidad. En su lugar un enfoque como el rugby – donde el equipo intenta avanzar como equipo, enviando el balón hacia atrás y luego avanzar – sirve mejor a los desarrollos competitivos que se ven hoy en día».
Por eso Scrum y equipo auto organizado van siempre de la mano.
Así pues, los proyectos que utilizan una metodología de desarrollo ágil pueden aplicar Scrum. En ellos, los requisitos varían a muy corto plazo, necesitan una gestión muy flexible, orientada a objetivos y resultados concretos. Y la metodología Scrum es perfecta.
El desarrollo del software fue el primero en aplicar la metodología Scrum. Anteriormente, este sector utilizaba para planificar y gestionar sus proyectos con métodos en cascada o secuencial. En ellas se planifican varias fases con unos plazos establecidos y se van ejecutando.
Sin embargo, en 1993, Jeff Sutherland y su equipo en Easel Corporation adaptaron la metodología Srcum al desarrollo del software. Publicando así el Software Development Process. El método Scrum estaba ahora orientado a objetos, a un control de procesos empírico, desarrollo iterativo e incremental, a una mejora continua de la productividad, así como al desarrollo de sistemas complejos y ágiles.
En la actualidad, Scrum es utilizado para el desarrollo de muchos tipos de productos, con el objetivo de organizar flujos de trabajo optimizados y flexibles. Una virtud de aplicaciones que integran esta idea para gestionar proyectos, como Sinnaps.
Etapas del Scrum
Si entendemos el significado del sprint como un miniproyecto dentro del proyecto principal, cada uno de ellos tiene un objetivo en particular. Por ejemplo, el primer intervalo puede ser plantear cuál será el presupuesto general a utilizar, por lo que se necesitará de un equipo de profesionales expertos en el tema económico.
En la primera reunión del equipo se definirán aspectos como la funcionalidad, objetivos, riesgos del sprint, plazos de entrega, entre otros. Posteriormente se realiza una junta entre el equipo y el jefe del proyecto para explicar cómo se desarrollará cada punto del intervalo. Aquí se evaluarán cambios, toma de decisiones, mejoras y más factores.
Cuando el trabajo del sprint está en curso, los encargados deben garantizar que no se generen cambios de último momento que puedan afectar los objetivos del mismo. Además, se asegura el cumplimiento de los plazos establecidos para su término.
Al final del desarrollo del intervalo, es posible analizar y evaluar los resultados. Si es necesario, todo el equipo colaborará para saber qué aspectos necesitan ser cambiados. En esta fase se fomenta la colaboración y retroalimentación entre todos. Se incluyen los siguientes puntos:
- Colaboración entre equipos, supervisores, jefes y dueños de productos.
- Se admiten análisis externos como forma de complementación.
- El equipo de trabajo responde qué es lo que se ha desarrollado y qué carencias han tenido.
- En base a ello, se puede regresar a la etapa de planificación para evaluar cómo mejorar el siguiente sprint.
- La revisión incluye cómo, hasta ahora, el producto podría generar más valor.
- Se analizan las capacidades del equipo, la línea de tiempo, entre otros detalles, para saber qué potenciar.
Los resultados pueden ser entregados para recibir un feedback no solo por parte de los profesionales dentro del proyecto, sino también de las personas que utilizarán directamente lo que se desea lograr; es decir, los clientes potenciales. Las lecciones aprendidas durante esta etapa permitirán que el siguiente sprint pueda ser mucho más efectivo y ágil.
La metodología Scrum no se utiliza en todos los casos. Se emplea cuando la empresa posee los recursos disponibles, la madurez y experiencia del equipo encargado, una estructura organizacional ágil e innovadora, entre otros factores. Contar con un profesional que asegure estos principios será el primer paso.
Aplicación
En la actualidad, los proyectos se desarrollan en contextos muy versátiles. Son más complejos que antes, frente a unas exigencias del cliente y del mercado mucho más variables, y con una incertidumbre elevada. Por eso, la aplicación del método Scrum se ha extendido como la pólvora en numerosos sectores, fuera del mundo del desarrollo de software.
Ejemplos de Uso
La metodología Scrum se puede aplicar a muchos sectores, sin embargo aún no se puede adaptar adecuadamente a otros como los procesos de fabricación de productos o el mundo de la construcción —a pesar de que éste último está sufriendo una transformación importante a través del BIM y sus líneas bases. Puedes saber más sobre las metodologías a usar según tu tipo de proyecto en la primera lección del curso online y gratis de gestión de proyectos.
Incluso, en los propios proyectos tecnológicos ha habido algún que otro fracaso. Precisamente, Jeff Sutherland, cocreador de Scrum y Asesor Senior y Coach de OpenView, explica las razones del fracaso de Healthcare y del éxito de Spotify en esta entrevista que resumimos aquí.
Causas de fracaso de Healthcare.gov, proyecto del gobierno norteamericano para mostrar transparencia en los seguros sanitarios.
- No haber lanzado el proyecto fase a fase
- No testeo ni aprendizaje
- Falta de liderazgo en un proyecto con más de 20 consultoras implicadas
- Falta de coordinación entre el Front-End y el Back-End
- El testeo final se produjo en un periodo demasiado corto
Causas del éxito de Spotify.
- Contrato externo de un especialista en metodologías ágiles. Gran importancia al rol del Scrum Master.
- Fundamental el trabajo del Product Owner, para saber entender las necesidades reales del cliente y trasladarlas a tiempo al equipo.
- Buena coordinación central de la compañía.
- Rápidos, baratos y mejores frente a sus competidores Google y Apple.
- Los pequeños equipos Scrum son hábiles para implementar el software al final de cada sprint, sin romper a otros equipos.
- Cada equipo tiene una parte del software exclusivo suyo. Entre todos forman tribus o Tribe, añadiendo distintos Squad o escuadrones.
Fuentes
Harvard Business Review
Scrum Alliance. State of Scrum 2017-2018.
OBS Business School. «Las 5 etapas en los ‘Sprints’ de un desarrollo Scrum».
